Stel voor een zakelijk theegeschenk eerst een adressen- en specificatielijst op voordat de thee wordt geselecteerd. Het aantal personen, de afleveradressen, het budget per pakket en de leverdatum bepalen immers of er behoefte is aan kleine geschenkdozen, grotere formaten of combinaties van thee met theeservies. Met uitsluitend een totaalaantal kan een leverancier niet beoordelen of het om een centrale zending dan wel om individuele distributie gaat.
Neem in het overzicht minimaal de volgende kolommen op: ontvanger of afdeling, land en vestigingsplaats, aantal, samenstelling van het geschenk, behoefte aan een wenskaart, uiterste leverdatum, etadrestaal en factuureisen. Vergelijk budgetten op basis van identieke uitgangspunten en maak duidelijk onderscheid tussen productkosten, verpakking, verzendkosten, btw/invoerrechten en eventuele toeslagen voor aflevering op meerdere adressen. Webshopprijzen kunnen niet zonder meer worden overgenomen als uiteindelijke kosten franco huis in Europa.
Bestel in eerste instantie een klein aantal monsters om de theesoorten, de omdoos, het interieur en de staat na transport te inspecteren. Bevestig na goedkeuring of de bulklevering uit dezelfde charge afkomstig is, of er minimale afnamehoeveelheden gelden, of de inhoud per pakket kan worden aangepast en hoe de levertijd wordt berekend. Documentatie over testen, herkomst en de verantwoordelijke exploitant moet betrekking hebben op de geleverde charge en mag niet bestaan uit hergebruikte verouderde documenten.
Jiang Rong Hao levert momenteel compacte en royale geschenkdozen, losse bladthee, matcha en theeservies. Mogelijkheden voor maatwerk, verzending naar afzonderlijke adressen en geldende belastingen dienen per opdracht te worden bevestigd op basis van land, plaats, oplage en leverdatum.
Wijs bij bulkgeschenken een vaste contactpersoon aan voor adreswijzigingen en herlevering bij transportschade. Zonder deze afspraak garandeert een tijdige verzending niet dat elk geschenk de ontvanger ook daadwerkelijk bereikt.