Het land van oorsprong van een theesoort en de verzendlocatie zijn niet hetzelfde. De theeplant groeit op één plek, kan elders zijn verwerkt en verpakt, en vervolgens via een ander land zijn opgeslagen, ingeklaard of gedistribueerd. Aan de hand van uitsluitend het verzendadres op een pakket valt niet te herleiden waar het theeblad vandaan komt.
Een effectieve werkwijze voor inkopers is het in kaart brengen van een verifieerbaar traject per partij thee: herkomst van de grondstof en de verwerker, verpakking en partijnummer, exporteur, eerste importeur bij binnenkomst, opslag- of melangeerlocaties en tot slot de verkopende partij aan de consument. Niet elke partij doorloopt elke stap; bij rechtstreekse verkoop versus levering via een Europees magazijn verschillen de verantwoordelijkheden en documentatie. De vermelding van logistieke knooppunten zoals Nederland in handelsdocumenten betekent niet automatisch dat de theeplant daar zijn oorsprong heeft.
De keten documenteren
Controleer bij grondstof en verwerking de productspecificaties, herkomst en partijnummers; controleer bij de verpakking de netto-inhoud, datums, ingrediënten en taal; controleer bij grensoverschrijdend transport de handelsdocumenten, inspectiegegevens en transportcondities; en controleer bij verkoop de verantwoordelijke exploitant, prijzen, belastingen en retourprocedures. Testrapporten moeten overeenkomen met het fysieke partijnummer; een testuitslag van een eerdere partij van vorig jaar kan niet worden overgedragen op een nieuwe levering.
De openbare catalogus van Jiang Rong Hao toont theesoorten en toepassingen, maar is niet toereikend om de volledige toeleveringsketen van een individuele lopende bestelling te reconstrueren. Wie een specifieke partij voor een bepaald land inkoopt, dient de documentatie voor die concrete order op te vragen, in plaats van theetuinen, handelspartners en verkooplocaties samen te vatten als "Europese herkomst".