Die Bitte um den „besten Preis“ führt selten zu vergleichbaren Angeboten. Bei identischem Teenamen können sich Füllmenge, Verpackung, Prüfdokumente und Lieferkonditionen grundlegend unterscheiden. Die erste Anfrage sollte darlegen, was genau gekauft werden soll, wohin geliefert werden muss und wofür die Ware bestimmt ist.
Anfragen in strukturierte, beantwortbare Felder fassen
Ein Einstieg kann wie folgt lauten: „Wir betreiben ein Café in Deutschland und vergleichen derzeit Matcha für heiße und eisgekühlte Lattes. Bitte antworten Sie aufgeschlüsselt nach Lebensmittel-Matchapulver, voraussichtlichem Monatsbedarf, gewünschter Verpackungsgröße und Mustermenge.“ Daran anschließend sind Lieferland, Postleitzahl, Zielzeitraum, Bedarf an Etiketten in Landessprache sowie die zu prüfenden chargenspezifischen Prüfparameter aufzuführen. Bei losem Tee sind Teeart, Blattgrad und geplante monatliche Abnahmemenge anzugeben; bei Geschenksets der Inhalt pro Schachtel, Empfängerzahl und eventuelle Einzellieferungen.
Preise sollten vom Anbieter aufgeschlüsselt angefordert werden: Auf welches Gewicht bezieht sich der Stückpreis, welche Kosten fallen für Muster und Verpackung an, wer trägt Fracht und Abgaben und wie lange ist das Angebot gültig? Ein US-Dollar-Katalogpreis darf nicht direkt mit den Gesamtkosten bei Ankunft in Europa gleichgesetzt werden. Auch Mindestbestellmenge, Lieferzeit und Lagerbestand sollten als konkrete Zahlen abgefragt werden, statt vage Verfügbarkeitszusagen stehen zu lassen.
Rückmeldungen auf einheitliche Grundlagen prüfen
Zwei Angebote sollten zunächst auf dieselbe Füllmenge und denselben Lieferort umgerechnet werden, bevor Dokumente und Proben verglichen werden. Rückmeldungen ohne Prüfberichte, Chargenangaben, verantwortlichen Lebensmittelunternehmer oder Einfuhrregelung sind als unvollständig zu erfassen, statt sie pauschal als zulässig oder unzulässig einzustufen. Der aktuelle Produktkatalog von Jiang Rong Hao dient der Auswahl; konkrete Spezifikationen, Preise und europäische Lieferbedingungen gelten erst mit dem schriftlichen Angebot.