采购会议容易从香气聊到价格，却没人记得问“这一袋茶是谁负责在本国销售”。若最终要进入欧洲零售或餐饮渠道，第一轮询问就把产品、文件和交货责任分开。
关于茶本身
请供应商写清茶类、产品名、净含量、包装形式、配料、建议储存方式，以及可供样品是否与预计大货同批。涉及产地、采摘季、树龄、年份或认证的说法，分别索取对应证据；商品名或宣传图片不能代替证明。对抹茶，还要说明准备用于点茶、拿铁还是烘焙，不同用途的试杯标准不同。
关于能否进店
问批号、生产与包装日期、适用检测报告对应哪一批、报告覆盖哪些项目；再问目标国所需标签语言、进口主体和责任经营者由谁安排。文件要能让本地合作方审阅，不宜只收到“符合欧标”四个字就结束。
关于钱怎么付、货怎么到
写明样品费、MOQ、同规格价格、币种、运费、税费承担、发货地、交期起算点与退换约定。拿到回复后让采购、合规与门店各看自己的部分。蒋荣號目录能帮助选产品；上述具体能力和报价须由品牌针对订单正式回复，本文不把清单写成已承诺服务。