Unter der Bezeichnung „eine Kiste Tee“ können für 20 Gramm Muster und für Hunderte Geschenksets völlig unterschiedliche Abrechnungsmaßstäbe gelten. Vor einer Anfrage sollte die Zieladresse inklusive Postleitzahl genannt werden, ergänzt um Nettofüllmenge pro Einheit, Stückzahl, Außenmaße des Versandkartons und geschätztes Bruttogewicht. Liegt noch keine Verpackung vor, kann lediglich eine Schätzung angefragt werden, deren Berechnungsgrundlage offenzulegen ist.
Warenpreis und Gesamtkosten bei Ankunft trennen
Vom Anbieter sollten Warenwert, Innen- und Außenverpackung, internationaler Transport, Versicherung (sofern zutreffend), Verzollungsdienstleistungen, Einfuhrabgaben und die Zustellung auf der letzten Meile getrennt ausgewiesen werden. Vor allem ist zu klären, wer als Zollanmelder bzw. Importeur fungiert und ob für den Empfänger bei Zustellung weitere Zahlungen anfallen. US-Dollar-Katalogpreise enthalten nicht automatisch europäische MwSt., Zölle oder Zustellgebühren; auch der Hinweis „versandkostenfrei“ garantiert noch keine Kostenfreiheit am Zielort.
Auch Zeitangaben sollten aufgeteilt werden: Vorbereitung, Bemusterung oder Konfektionierung, internationaler Transport, Zollabfertigung und Zustellung vor Ort. Bei Präsentsendungen zu Feiertagen sind Pufferzeiten für Adressabgleiche und Nachzustellungen einzuplanen; bei Rohwaren für Cafés zählen Wiederbeschaffungsrhythmus und Lagerbedingungen. Heißt es vom Lieferanten „in 7 Tagen da“, sollte nachgefragt werden, ob ab Bestellung, ab Warenausgang oder ab Übergabe an den Spediteur gerechnet wird und ob die Verzollungsdauer enthalten ist.
Für Tee und Matcha von Jiang Rong Hao können volumenbezogene Preisanfragen gestellt werden; aus dem aktuellen öffentlichen Katalog lässt sich jedoch kein verbindlicher Frei-Haus-Preis für europäische Länder ableiten. Nach Übermittlung von Produktlink, Verpackungswunsch, Stückzahl, vollständiger Empfängeradresse und Wunschlieferdatum dient das schriftliche Angebot als Basis für den Kostenvergleich auf gleicher Lieferbasis.