Wanneer een leverancier vraagt uw wensen nader te specificeren, ontbreekt het meestal niet aan een toelichting, maar aan concrete productlinks, specificaties, volumes en een afleveradres. Pas wanneer alle gegevens in één keer volledig zijn aangeleverd, kan de vraag naar beschikbaarheid en prijzen worden omgezet in een uitvoerbare offerte.
Vijf basiselementen voor een offerteaanvraag
- Product: productlink, theesoort of het beoogde gebruik van de matcha.
- Specificatie: monsters, verpakkingsgewicht, theecake of onderdelen van het theegerei.
- Hoeveelheid: het volume per bestelling en of er sprake is van periodieke nabestellingen.
- Bestemming: land, stad, volledig adres en postcode.
- Planning: de gewenste verzend- of leverdatum.
Vraag om een gespecificeerde kostenopbouw
Vraag de leverancier om een uitsplitsing van de productprijs, verpakkingskosten, vrachtkosten, verzekering, opgave van btw en invoerrechten, de verantwoordelijke partij voor douane-inklaring en de geldigheidsduur van de offerte. Zonder volledig afleveradres blijven transportkosten en belastingen indicatief en onder voorbehoud; gebruik geen bedragen uit eerdere bestellingen voor een nieuwe aanvraag.
Verifieer voorraad en documentatie
Betreft de voorraad direct leverbare eenheden of moet er worden geproduceerd? Op welke partij en specificatie heeft de prijs betrekking? Kunnen etiketinformatie, testrapporten, partijgegevens en bewaarvoorschriften worden overgelegd? Voeg voor retail of relatiegeschenken tevens verpakkingstaal, deelleveringen en doorlooptijden toe. De catalogus van Jiang Rong Hao toont het actuele assortiment; actuele voorraad, prijzen, belastingen en levering worden bevestigd op de datum van de order.
U kunt de aanvraag starten met de volgende formulering: "Wij willen graag ____ inkopen voor de toepassing ____, met een volume van ____, te leveren in ____, gewenst vóór ____. Graag ontvangen wij een opgave van de beschikbare specificaties, documentatie, de totaalprijs, de toewijzing van vracht- en douanekosten en de levertijd."